Das Thema E-Mail und der Versand sorgt oft für Fragen und Ärgernis. Manchmal landen die Mails bei deinen Kunden im Spam und du weißt nicht warum. Ein anderes Mal wieder nicht, obwohl du nichts geändert hast.

Du hast recht, das Ganze ist nicht so einfach und oft fragt man sich, warum ???

Der Grund ist, dass es heutzutage einfach viel zu viel Spam gibt und jeder E-Mail Provider die eigenen User von diesem Spam schützen möchte.

Damit all deine E-Mails ankommen und du dich einfach auf deine Kreativität konzentrieren kannst, haben wir dir in diesem Artikel mal alle wichtigen Infos zusammengefasst. Lies ihn dir gerne durch.

Übersicht

  1. DNS Eintrag

  2. Mail-Tester

  3. SPF Eintrag

  4. Mails landen trotzdem oft im Spam?

1. DNS-Eintrag

Der erste und wichtigste Schritt ist, dass du den SMTP Relay in den E-Mail Einstellungen aktivierst. Damit hast du mehr Kontrolle über deine E-Mails, kannst in Kreativ.Management den Status der E-Mail abrufen und vieles mehr.

Sobald du diese Box aktiviert hast, und deine E-Mail Einstellungen gespeichert hast, öffnet sich darunter eine Box. Die schaut in etwa so aus (die Werte sind bei dir andere):

Hier siehst du 3 Einträge, die du in deine Webseite integrieren musst. Dies sorgt dafür, dass deine E-Mails von dem Provider deiner Kunden angenommen wird und als sicher eingestuft werden.

Wie integriert man diese Einträge?

Dies funktioniert über den DNS Eintrag deiner Webseite / deines E-Mail-Providers. Du musst jeder dieser 3 Einträge hinzufügen. Mit einem einfachen klicke auf den Button Kopieren werden dir die Einträge in die Zwischenablage gespeichert und du musst es nicht abtippen.

Da hier jeder Anbieter es etwas anders macht, können wir hier keine genaue Anleitung geben. Wir haben für dich hier eine Liste von Webseitenanbieter, die selbst eine Anleitung dafür haben, gesammelt:

All-Inkl Anleitung

Gmail Anleitung

Hetzner Anleitung

Hosteurope Anleitung

Hoststar Anleitung

IONOS Anleitung

Jimdo Anleitung

WIX Anleitung

World4you Anleitung

Strato Anleitung - hier musst du zuerst eine Subdomain anlegen. Antwort findest du hier

Dein Anbieter lässt dir keinen CNAME hinzufügen? Dann würde ich dir dringend raten, dass du deinen E-Mail Provider wechselst. Möchtest du das nicht, dann schau hier weiter.

Sobald du die Einträge hinzugefügt hast, klickst du auf den Button überprüfen und der Büroassistent James prüft, ob die Einträge passen.

Dieser DNS Eintrag bleibt für immer bestehen. Du musst ihn nur dann ändern, wenn du eine neue E-Mail-Adresse verwendest, die eine neue Domain hat.

Beispiel:

alte E-Mail-Adresse: support@hochzeit.management

neue E-Mail-Adresse: support@kreativ.management

hier hat sich der Wert nach dem @ geändert, daher musst du auch auf der neuen Webseite den DNS Eintrag hinzufügen.

Super, jetzt hast du schon 90 % geschafft und du wirst merken, dass weniger deiner Mails im Spam landen. Der Rest ist die Draufgabe und kann auch noch etwas Positives bewirken. Lass dich aber nicht überfordern.

Das wichtigste ist, dass du den DNS Eintrag hinzugefügt hast.

2. MAIL-TESTER

Bevor du eine Änderung durchführst, nutze unbedingt das kostenlose Tool von https://www.mail-tester.com/. Hier bekommst du eine Empfänger E-Mail-Adresse. An diese Adresse sendest du eine E-Mail von Kreativ.Management, damit du deinen aktuellen IST Zustand siehst. Hier bekommst du eine Note von 1-10 (1 schlecht, 10 perfekt) und kannst beurteilen, wie wahrscheinlich deine Mails im Spam landen.

Mehr Infos findest du in diesem Artikel.

3. SPF ist dein Freund

Damit deine Mails zu 99,9999% ankommen, musst Kreativ.Management (und auch alle anderen Programme, die du verwendest) berechtigt sein, die Mails zu versenden. Bei Mail-Tester findest du das im 3ten Punkt "Sie sind nicht vollständig berechtigt".

Dazu ist ein SPF-Record zuständig.

SPF Erklärung

SPF ist die Abkürzung von „Sender Policy Framework“. Mit der Methode können Mailserver überprüfen, ob eine Mail, die deine Kunden empfangen, tatsächlich vom deklarierten Host-Server stammt (und kein Spam ist). Dieser SPF-Check wird vollautomatisch im Hintergrund durchgeführt. Deine Kunden bemerken davon nichts.

Vereinfacht ausgedrückt legt das SPF fest, welche Mailserver für die Domain Mails versenden dürfen. Die Mailserver werden dabei über ihren Namen oder ihre IP-Adresse identifiziert.

👉 Die IP-Adresse und Domain von Kreativ.Management ist 149.72.175.98 bzw. app.kreativ.management und diese solltest du für den Versand deine Mails zulassen.

Du musst also einstellen, dass app.kreativ.management und 149.72.175.98 Mails versenden dürfen.

Wie geht das nun?

Tja, das hängt von deinem E-Mail Provider ab. Nicht jeder E-Mail Provider lässt diese Einstellung zu (warum? keine Ahnung, vermutlich weil der Provider schlecht ist!).

SPF Record einfach erstellen

Am besten verwendest du den SPF-Generator.
Damit erstellst du dir deinen eigenen SPF Record.

https://www.spf-record.de/generator

Hier gibst du als Erstes die Domain ein (zum Beispiel frameblending.com). Anschließend klickst du auf SPF-Record auslesen und bearbeiten.

Nun fügst du in den Feldern bei Schritt 2 folgendes hinzu bzw. aktivierst die Schieber wie auf dem Bild.

Wenn du dies erledigt hast, bekommst du in Schritt 3 einen Code.

Dieser Code ist dein SPF-Record und diesen Code musst du nun bei deinem E-Mail Provider hinterlegen. Normalerweise geht das über einen TXT Eintrag in deiner DNS.

Dies sagt allen E-Mail Provider, dass die E-Mail, die du über Kreativ.Management versendest, wirklich von dir stammt und nicht von einem Spammer.

Ist das jetzt alles Spanisch für dich? Kann ich gut versehen. Keine Sorge, die meisten E-Mail Provider bieten dafür ein Tutorial an. Hier mal einige, die wir gefunden haben.

All-Inkl SPF Tutorial
Gmail SPF Tutorial

Hosteurope SPF Tutorial

Hoststar SPF Tutorial
IONOS SPF Tutorial

Jimdo SPF Tutorial

Strato SPF Tutorial

WIX SPF Tutorial
World4you SPF Tutorial

Sobald du den SPF Record bei deinem E-Mail Provider hinzugefügt hast, führe den Mailtester erneut aus und prüfe ob du bereits eine Verbesserung hast.

Mit dem SPF Record hast du garantiert schon eine viel viel bessere Zustellungsrate. Wenn dich das schon etwas überfordert hat (wir sind ganz bei dir, leider ist das alles so!...) dann lass es für heute. Beschäftige dich in den nächsten Tagen erst mit den weiteren Möglichkeiten.

4. Deine Mails landen trotzdem noch oft im SPAM?

Sollten diese Änderungen alles nichts helfen, kannst du in den E-Mail Einstellungen bei Kreativ.Management den SMTP-Relay deaktivieren. Dies kann jedoch dazu führen, dass du manchmal die Mails nicht versenden kannst, da dein Provider dies nicht annimmt. Ja das Thema ist leider nicht so einfach. Dies sollte der letzte Schritt sein.

Natürlich stehen wir dir im Support zur Seite. Schreib uns eine Nachricht, wenn du weitere Fragen hast.

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